Велик и могуч русский язык. Множество слов в нём имеют самые разные смыслы. Вот, к примеру, слово «учёт». Учёт как элемент управления бизнесом может означать некий процесс, а может — целую систему. Если рассматривать учёт как систему, то в ней есть три уровня. И чем выше по этой пирамиде взбираешься, тем более этот процесс «мозгоёмкий», и тем менее — «рукоёмкий». Именно поэтому (и именно этому) бухгалтеров учат в университете пять лет, а не 2 месяца. Но, к сожалению, зачастую в российских компаниях эти высококлассные (зачастую) специалисты занимаются вовсе не своей работой, копошась на нижнем довольно примитивном уровне пирамиды. Тратя на механистическую работу своё время и деньги работодателя.

Давайте разберёмся, что это за уровни. Первый, самый нижний — сбор первичной информации, её ещё называют «первичка». Это все те следы хозяйственных операций, финансовые и нефинансовые, отражающие случившиеся в компании события. Каждая транзакция, каждый чек, каждая накладная, каждый звонок (если вы обзавелись автоматизированной CRM-системой) производит первичную информацию.

Эта информация сырая, она — сырьё для дальнейшей обработки. И для её сбора особой компетенции, а уж тем более бухгалтерского образования вовсе не нужно. Хватает базовой вменяемости. Ключевые требования к первичке, обеспечивающие успех в дальнейшем учёте — её своевременность, достоверность и возможность её анализа. Если у вас ресторан, и в вашем чеке есть только дата и сумма, то, поднявшись уровнем выше, вы не сможете задавать любопытные вопросы к отчётности. А если в чеке указано время, количество гостей и пометки о том, имеют ли они скидку или пришли впервые, фамилия официанта и даже погода на улице — то с таким чеком можно сделать много чего интересного.

Сейчас на дворе цифровая эпоха, и много первички создаётся в электронном виде. С одной стороны это хорошо, с другой — не очень. Хорошо потому, что информация мгновенно попадает в автоматизированную систему учёта. Плохо потому, что об аналитичности мы редко задумываемся, и вспоминаем о недостатках первички, когда тщетно пытаемся её анализировать. Задним числом в России можно сделать много чего, но вот повысить аналитичность первички увы, невозможно.

Второй уровень — первый шаг к наведению порядка. Он называется «регистры». Регистры — результат сортировки и накопления первички по характеру содержащейся в ней информации. В одну кучку отправляется первичка, связанная с покупателями — чеки, то есть информация о получении от них денег, в другую — накладные и акты об оказании услуг. В бухгалтерском учёте регистры — это счета, превращающиеся в итоге в оборотно-сальдовые ведомости, формирующие структурированный массив данных.

Здесь уже требуется некая компетенция. Но если в системе учёта бухгалтером изначально наведён порядок, то эту задачу прекрасно решает компьютер. Старый добрый «1С» прекрасно раскладывает первичку по регистрам. Если бардака не было изначально, то на данном этапе интеллектуальный труд также не требуется. Но кто-то должен этот порядок завести — и сделать это в самом начале.

Самая сложная часть системы учёта находится наверху и называется она «отчётность». Всё, что находится ниже — в той или иной форме всё же данные, а отчётность — это уже информация. Она помогает кому-то принимать решения, задавать правильные вопросы и находить на них нужные ответы. И, в конце концов, корректировать дела в компании.

Традиционно в большинстве российских компаний под учётом как работой, полезным процессом, понимают всё уровни пирамиды вместе — первичку, регистры, отчётость. Но настоящая работа находится вообще за пределами пирамиды. И начинается она с правильных вопросов: собственника и/или генерального директора, руководителей подразделений, менеджеров. Вопросов как стратегических, так и оперативных. Вопросов, связанных с клиентами, с ассортиментом, с поставщиками, с покупателями, с прошлым и с будущим. Структурировать вопросы и превращать их в формальный запрос, позволяющий пирамиде учёта работать эффективно — это задача контроллера.

К сожалению, у нас бухгалтерам приходится тащить на себе всю пирамиду, включая самый тяжёлый и самый низкопрофессиональный нижний, первичный уровень. Девочка, забивающая данные в «1С» у нас тоже часто называется бухгалтером — хотя таковым вовсе не является. Если же у вас работает настоящий бухгалтер и постоянно жалуется на нехватку времени, то, скорее всего, он занимается не своей работой. Уподобившись Золушке, сортируют крупу по кучкам, превращаются в «Маш-набиваш», по выходным и по ночам перепечатывающих никому не нужные документы.

Ведущее бизнес-объединение Калининградской области, «Балтийский деловой Клуб» несколько лет назад совершил бизнес-миссию во Флориду. Это очень интересный штат США, ведь он является своего рода инкубатором бизнесов. Мы познакомились с несколькими деловыми сообществами и задавали им разные вопросы. К примеру — сколько в среднестатистической американской компании бухгалтеров.

Вдумайтесь: по статистике, на каждые двести штатных сотрудников в США приходится лишь один бухгалтер. А многие компании с численностью менее 200 человек вообще не имеют бухгалтера в штате.

В США (кстати, как и в Польше) бухгалтерский учёт — это лицензируемый вид деятельности. Никакому американскому бухгалтеру (если он, конечно, находится в здравом уме) не приходит в голову работать с первичкой. Её собирают все остальные сотрудники, каждый в своём отделе. Если менеджер по продажам отгружает товар, ему не нужен бухгалтер, чтобы оформить счёт, проконтролировать его оплату, сделать накладную и занести всё это в систему учёта.

Все эти данные аккумулируются в специализированных программных продуктах. Например, в США есть очень популярный среди малого бизнеса пакет QuickBooks. Далее эта информация уходит стороннему бухгалтеру, который готовит отчётность, отвечающую на те вопросы, которые есть у руководителей компании. Учёт как процесс несомненно существует, но реализуется он вовсе не руками бухгалтеров.

В России сейчас активно развивается рынок ведения учёта на аутсорсе. Сотрудники таких компаний могут, в принципе, и первичку для вас собирать, если вы совсем уж ленивы. Но это будет стоить куда дороже и, по сути, это будет мартышкин труд и выброшенные деньги. Их задача — формирование регистров и составление отчётности по тщательно продуманной системе, предусматривающей самые разные варианты первички. Вот пришёл клиент в ресторан, где есть система накопления бонусов — и расплатился этими бонусами. Как они должны выглядеть в отчётности? Да, в регистрах они будут учтены, но как изменится отчётность? Как поменяется баланс, отчёт о финансовых результатах, отчёт о движении денег? Вот это — работа профессионального бухгалтера. Человека, который способен видеть смыслы в хозяйственных операциях.

Резюме: подчиняйте работы вашей компании здравому смыслу. Прежде чем собирать первичку, подумайте, что с ней случится потом. Перед тем, как требовать отчёты (то есть, ответы) — правильно сформулируйте вопросы. И дайте людям заниматься своей работой; пусть крупу на дне пирамиды сортируют злые и глупые сёстры, а ваша прекрасная Золушка-бухгалтер быстро составляет нужные вам отчёты. И едет на бал; бухгалтер — тоже человек.