На втором модуле курса «Контроллинг для первых лиц» мы обсуждаем тему бесполезных расходов. Это расходы на содержание неких ресурсов (производственного потенциала), которые возникают, если эти ресурсы не используются или их потенциал реализован лишь частично.

Самый простой пример: это прямые расходы на содержание складского помещения, которое вы приобрели или сняли в аренду, но не используете для хранения на нём чего-либо. Он попросту пустует. А вы исправно оплачиваете аренду, зарплату работников склада, коммунальные расходы, охрану, отопление и текущий ремонт.

Бесполезные расходы ежемесячно уменьшают финансовый результат (прибыль) владельца бизнеса. Они неизбежно присутствуют в любой компании, но при этом по сути скрыты. Вы практически никогда не увидите в управленческой отчётности российского бизнеса статьи «бесполезные расходы». Наши собственники просто не привыкли смотреть на расходы с позиции востребованности формируемой ими ценности.

Важным источником бесполезных расходов в офисах компаний являются неиспользуемые рабочие места. По сути, они нужны в лучшем случае по 8 часов 5 дней в неделю, при этом компания оплачивает фактическую возможность их использования 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. То есть, полезное использование рабочих мест даже при использовании их по 40 часов в неделю не превышает 23 процентов. Получается, что минимум ¾ расходов на их содержание улетают в трубу. А если ваших сотрудников по объективным причинам нет на рабочих местах, они находятся в командировках, работают «в поле», уходят в плановые отпуска или на больничные, то процент «полезности» расходов на содержание рабочих мест в офисе падает чуть ли не до 10%!

Один из самых низких уровней бесполезных расходов в мире отмечается в Германии. Он составляет «всего» около 50 процентов, что на самом деле невероятно мало. В России подобные исследования никогда не проводились, но есть подозрение, что у нас этот показатель находится на отметке 75-80 процентов. Именно такая часть постоянных расходов компаний, в том числе офисных, являются по факту бесполезными. Но есть хорошая новость: их можно снизить, и рецепт давно известен.

В последние 10 лет Германия вышла на первое в мире место по приросту количества коворкингов. В коворкинги переделывают практически всё. Мы были в городах, где коворкинги оборудованы в бывших пожарных частях, городских почтовых отделениях и даже конюшнях. Этот тренд набирает такую популярность, что компании начинают применять принципы коворкинга в своих собственных офисах и делают их частью собственной корпоративной культуры.

Таким образом поступают и в Академии контроллинга (CA controller akademie), стратегическом партнёре проекта USENKOV.PRO. Всего в Академии 9 партнёров-совладельцев, одновременно являющихся тренерами. Они постоянно проводят семинары по финансам и экономике бизнеса в самых разных уголках мира. Их присутствие в офисе Академии в Мюнхене сведено к минимуму, это короткие периоды буквально в несколько часов.

Налицо дилемма. С одной стороны, рабочее место у партнёра-совладельца должно быть. С другой стороны, использует он его всего несколько дней или даже часов в месяц, и держать его пустующим всё остальное время экономически нецелесообразно. Профессионалы-контроллеры применили изящное решение: у каждого из партнёров есть свой собственный бокс-шкафчик на колёсах. Там хранятся все его личные вещи, наверху расположен открытый лоток оранжевого цвета, куда скапливается вся входящая документация. Каждый, кто хочет что-то передать партнёру в материальной, а не электронной форме, кладёт послания в этот лоток.

Кроме этих «бокс-офисов», в помещении Академии есть всего два больших стола, которые служат рабочими местами для всех партнёров или приглашённых специалистов, по мере необходимости. Шкафчики «припарковывают» по периметру столов. Мы видели, как это работает на практике. Проведя семинар Lean Management в Калининграде, партнёр Академии Денни Шайновиц прибыл в офис, подкатил свой шкафчик, открыл, достал нужные документы и начал готовиться к следующему семинару.

На столы выведены все необходимые разъемы — зарядки для телефонов и ноутбуков, провода для подключения к принтерам и сканерам. Садясь за это рабочее место, сотрудник мгновенно получает полный функционал офисной техники. Но самое главное — оперативность, с которой рабочее место в этом формате коворкинга модифицируется под нужды каждого из партнёров.

На прощание мы оставили в шкафчике другого партнёра Академии контроллинга Дитмара Пачера, часто проводящего семинары для собственников бизнеса в Калининграде, короткую записку: «Дитмар, улыбнись!» Уверены, когда он попал в свой коворкинг-офис в Мюнхене, он вспомнил о своих калининградских партнёрах и улыбнулся.