Твоя моя не понимай: создаём словарь вашей компании
Почему без общей для всех сотрудников терминологии любые попытки наведения порядка в компании превращаются в строительство Вавилонской башни
Что помешало народам Вавилонского царства достроить свою башню до самых небес и повергнуть в трепет бога? «И сказали они: построим себе город и башню, высотою до небес, и сделаем себе имя, прежде нежели рассеемся по лицу всей земли», — стратегия была примерно такой. Помешал языковой барьер: опасливый бог перемешал все наречия, строители перестали понимать друг друга, проект приказал долго жить.

С 2010 года мы не только проводим курсы «Контроллинг для первых лиц» и корпоративные семинары, но и занимаемся консалтингом. Слово для описания проделываемой работы — так себе, но лучше пока не нашлось. Суть работы в следующем: выпускник наших курсов по контроллингу, получивший азы знаний по экономике и финансам бизнеса, начинает наводить порядок в своей компании. Наведение порядка, как правило, начинается с постановки и внедрения управленческого учёта ради получения отчётности, которой можно доверять.

Это непростая работа, состоящая из множества этапов. Первый из них — формирование финансовой структуры (системы центров финансовой ответственности). С некоторых пор на этом этапе мы делаем очень важную для будущего успеха операцию: составляем словарь управленческих терминов компании. В словаре собраны все понятия, которыми пользуются сотрудники, руководители разных уровней и собственники бизнеса. И он крайне полезен.

Важность такого словаря не была очевидна даже нам, пока мы не проделали несложный, на первый взгляд, эксперимент. Нескольким работникам компании нужно было дать определение базовым терминам. Например: что такое выручка и каков момент её возникновения. Или в каких единицах измерения определяется оборачиваемость запасов на складе.

Результаты эксперимента стали откровением для его участников. Потому что сотрудники одной компании и даже одного подразделения пишут абсолютно разные определения одних и тех же терминов. Это означает, что когда они общаются на совещаниях или просто передают друг другу какие-то осмысленные сообщения, они на самом деле подобны участникам Вавилонского столпотворения. Никто ничего не понимает, но все делают важный вид и даже принимают какие-то якобы осознанные решения.

Именно поэтому для любой компании крайне полезно составлять словарь однозначных трактовок тех понятий, которые используют их сотрудники. Если в компании есть понятие «расходы», то все работники, руководители и собственники должны трактовать его одинаково. Какие расходы относятся к переменным, какие — к постоянным? Что такое прямые расходы, а что такое — косвенные? Что такое маржа в данной конкретной компании? Для оценки эффективности чего используются те или иные понятия?

Часто элементами такого словаря в компании становятся базовые формулы — принципы расчёта ключевых показателей качества работы, которые ещё называют KPI, key performance indicator. Возьмём всё ту же оборачиваемость запасов. Если вы думаете, что она для ваших работников очевидна, выберите случайным образом трёх из них и попросите написать формулу расчёта оборачиваемости. А затем попросите уточнить, откуда берутся данные для этой формулы. Будете весьма неприятно удивлены: кто-то вообще затруднится с ответом, у кого-то оборачиваемость может считаться в днях, у кого-то в разах за отчётный период, кто-то для расчёта оборачиваемости пользуется себестоимостью продаж, кто-то — выручкой, а кто-то объемом выбывших со склада за отчётный период материалов. Хаос. Столпотворение. Катастрофа.

В общем, словарь — это невероятно круто. Собрав основные термины, смыслы и формулы (с источниками данных), применяемые в компании, привносит в ваше Вавилонское столпотворение общее понимание смыслов, ключевых для работы. Если вы занимаетесь наведением порядка в управленческом учёте в своей компании, то начинайте именно со словаря. Следом нужно создавать финансовую структуру, формировать шаблоны управленческой отчётности и отчётные регистры, затем делать перечень первичных документов, принципы документооборота и справочник проводок. Но всё должно начинаться с наведения порядка в смыслах.

Словарь — не каменные скрижали, он может и должен изменяться со временем. Термины и понятия с развитием компании приобретают новые смыслы, уточняются или, напротив, теряют значение. Кроме того, подобный словарь — отличный инструмент для успешного ввода в компанию нового сотрудника. Давайте ознакомиться с ним каждому новичку наряду с базовыми регламентами работы и должностными инструкциями.

При этом вовсе не обязательно, что термины в вашем словаре будут иметь академически правильное понимание среди сотрудников. Куда важнее, чтобы оно было для всех них одинаковым. Очевидно, что значение понятия «скидка» в одной компании может радикально отличаться от его смысла в другой, работающей на совсем ином рынке.

Но задача бизнеса — не довести терминологию до совершенства и наслаждаться научно верными определениями. Его задача — строить успешную башню благосостояния собственника. И желательно — до самых небес. Словарь вам в этом очень поможет.
г. Калининград, Московский проспект, 40, офис 812
ООО «Консультант-Сервис»
ОГРН 1023901010330, ИНН 3906077600
Телефон: +7 911 469 98 05
project@usenkov.pro
Made on
Tilda