Разрешите вам пришпилить
или Булавки против Excel'я
Почему диджитализация совещаний вредит здоровью компании и как доска с булавками и карточками может пробудить менеджеров на защите бюджета
В России сегодня распространена весьма сомнительная корпоративная культура. На разного рода совещаниях в большинстве компаний у нас очень любят пользоваться современными цифровыми инструментами. Как правило, это проектор, который выводит на экран Excel-таблицу с кучей цифр. К сожалению, эффект у такой диджитализации негативный: цифры на экране буквально парализуют участников.

К примеру, участники такого распространённого мероприятия, как защита бюджета в компании, генеральный директор, финансовый директор, руководители подразделений, собираются, включают проектор, открывают таблицу — и «зависают». Кто-то один что-то рассказывает и, возможно, время от времени меняет цифры местами. Но вклад остальных в общий процесс минимален — в лучшем случае они кивают головой, в худшем — листают ленту Фейсбука или Инстаграма под столом. В Германии, где эта культура уже отходит в прошлое, есть даже специальный термин: «парализованный Excel-ем».

Что же делают в подобных случаях в прогрессивных компаниях такой технологичной страны, как Германия? Во время корпоративных дискуссий, предполагающих групповую работу, вовлечение всех сотрудников, анализ и рефлексию, попросту запрещены проекторы и электронные таблицы. Всё делается вживую и руками, при помощи так называемых пин-бордов.

Что такое пин-борд? Он похож на привычную нам белую доску для маркеров, но вместо белой поверхности там пробковое покрытие, к которому можно пришпиливать булавками (от них — pin — происходит и название) карточки, листы бумаги разного цвета. Доска здоровая, метра полтора на два, и в случае крупных мероприятий используются два или даже три таких пин-борда. Листы — размером в треть формата A4 называются moderation cards, карточки модерации, и их реально много. А ещё есть маркеры разных цветов.

В процессе обсуждения участники маркерами пишут на карточках тезисы или цифры, прикрепляют их к пин-бордам, меняют местами, снимают и вешают вновь. Появляется магия тактильности, которая невозможна в случае проектора и электронной, обезличенной и бездушной презентации. Результатов этой магии как минимум три. Во-первых, все участники вовлечены в работу, и отсидеться не получается. Во-вторых, виден персональный вклад каждого, ведь у всех разные почерки.

Наконец, очевидна судьба каждого предложения, выраженного в индивидуальной карточке — если докладчик убирает руками одну карточку и вешает на её место другую, с иной цифрой или тезисом, все это заметят и начнут задавать вопросы. Поэтому обсуждение и анализ происходят на куда более глубинном уровне и с куда как более высоким КПД. Да и вообще: когда вы обсуждаете электронную таблицу, вы не видите за ней конкретных мероприятий; в случае с карточками всё гораздо очевиднее.

Самое главное: в случае дискуссии по бюджету чего бы то ни было, ещё до начала обсуждения, где-то в правом нижнем углу модератор вешает пустую карточку «Итого». Её заполнение — цель дебатов, и пока на ней не появится удовлетворяющая всех участников цифра, совещание не будет завершено. Если бы для этого применялся Excel, часть участников вполне могли бы не заметить появления там итоговой цифры. Когда её пишут руками, пришпиливают цветную карточку, куда сложнее проигнорировать результат — и вопросов, а, следовательно, и глубины анализа становится куда больше. Если на глазах у вас коммерческий директор физически, руками, маркером заменит на карточке «итоговый объем продаж» миллион на полтора, у вас наверняка появятся вопросы.

Кстати, наши партнёры, тренеры мюнхенской Академии контроллинга CA controller akademie, проводят корпоративное обучение для крупнейших европейских компаний — BMW, Bosch, Daimler, Hansgrohe, Henkel и многих других именно при помощи пин-бордов.

Резюме. Несмотря на повсеместную диджитализацию, несмотря на то, что мы и сами очень ценим и любим Excel (и его грандмастера Олега Видякина), есть в работе компаний, особенно в управленческом цикле процессы, где «цифра» вредит. Зачастую принятие качественных, продуманных и эффективных управленческих решений требует таких, казалось бы, анахроничных инструментов, как цветные карточки, булавки и пробковые доски/пин-борды.

Кстати, найти крупные пробковые доски для этой цели в Калининграде оказалось непросто. А нам они нужны — в декабре мы будем проводить здесь корпоративный семинар Академии контроллинга Stage II — Financial & Management Accounting (Финансовая и управленческая отчётность) для сотрудников концерна KNAUF. Если вы знаете, где найти большие пин-борды в нашем городе — пишите. А может быть, это ниша для стартапа?
г. Калининград, Московский проспект, 40, офис 812
ООО «Консультант-Сервис»
ОГРН 1023901010330, ИНН 3906077600
Телефон: +7 911 469 98 05
project@usenkov.pro
Made on
Tilda